Aplicaciones de los formularios para lectoras OMR

Múltiples aplicaciones: encuestas, test, exámenes, oposiciones, análisis clínicos, solicitudes de admisión, controles de calidad, etc.

Las lectoras OMR y los formularios que diseñamos e imprimimos tienen múltiples aplicaciones:

  • Realización y lectura de todo tipo de encuestas y test, tanto dentro de las organizaciones como de mercado.
  • Lectura y corrección de exámenes en Universidades, Institutos u otros centros de formación.
  • Lectura y corrección de oposiciones, con o sin anonimato.
  • Estudios y análisis clínicos en hospitales, en laboratorios de análisis clínicos y petición de pruebas.
  • Captura automática de solicitudes de admisión.
  • Lecturas de actas, de calificaciones y de controles de asistencia.
  • Controles sobre la calidad de la docencia, la atención a clientes, la satisfacción de los usuarios, etc.
  • Votaciones en asociaciones, centros de trabajo, etc.
  • Estudios de mercado.
  • Evaluación de productos.
  • Formularios de sugerencias de clientes.
  • Realización de inventarios.
  • Realización de auditorías, por ejemplo, del estado de mantenimiento de maquinaria.
  • etc.

Proporcionamos formularios OMR, por ejemplo, para, encuestas, test, exámenes, oposiciones, estudios, análisis clínicos, peticiones de pruebas, solicitudes de admisión, actas, calificaciones, controles de asistencia, evaluación de la calidad de la docencia, de la atención a los clientes, de la satisfacción, para votaciones, sugerencias, inventarios, auditorías, etc.

Instrucciones para rellenar bien formularios OMR

Consejos a la hora de rellenar formularios OMR que evitan errores y facilitan el proceso de lectura
  • Utilizar bolígrafo azul o negro, o un lápiz blando del tipo 2B.
  • Si ha escrito con lápiz y se equivoca, puede borrar con cuidado, con una goma de miga de pan, y volver a marcar la casilla correcta.
  • Si en datos como el DNI, número de matrícula, etc. el cuestionario contiene un ejemplo rellene las casillas y ponga las cifras, si procede, como en el ejemplo.
  • Rellenar completamente la casilla elegida, sin tocar o pintar en las casillas de al lado.
  • No escribir en el borde de marcas negras del formulario, esto es, no pintar sobre el área de clocks.
  • No doblar ni arrugar ni manchar el formulario.
  • No grapar los formularios, ni pegar unos a otros mediante celofán o cintas adhesivas ni productos similares.

Recordatorio cumplimentación para OMR: a) utilizar un lápiz 2B blando, b) las respuestas correctas se marcan dentro del recuadro sin salirse y c) las equivocaciones se borra bien y se marca de nuevo la correcta.

Estructura de un formulario de lectura óptica

La estructura del formulario de lectura óptica (a veces denominado también hoja para lectora óptica) se basa en 3 elementos fundamentales clocks, columnas y casillas de marca que se describen a continuación:

  1. Clocks:
    • Son las marcas rectangulares en tinta negra en uno de los bordes de la hoja, usualmente en el lado derecho.
    • Cada marca señala una línea de lectura, esto es, su existencia indica a la lectora una fila en la que puede haber casillas de marcas para lectura.
    • Si una fila tiene casillas de marca, pero no tiene su clock asociado, entonces dichas casillas nunca serán leídas.
    • Si los clocks de un formulario están deteriorados o sobre-escritos, entonces, lo esperable, es que la lectora tenga problemas de sincronismo al leer dicho formulario.
    • La distancia entre clocks, tradicionalmente, ha sido de 1/6 de pulgada. Se empleaba esta distancia por compatibilidad con las antiguas impresoras de carro que, a veces, se utilizaban para rellenar de forma previa algunas casillas de determinados formularios para personalizarlos, por ejemplo, marcando el DNI para cada persona que iba a rellenar el formulario en un examen u oposición.
    • Pero realmente, la distancia entre clocks puede ser cualquiera, por ejemplo, de 1/5 de pulgada u otras distancias.
    • El máximo de clocks para los formularios en hojas DIN A4 es de 70 y el máximo de clocks para los formularios en folio es de 74, si bien hay que hacer notar que llevar al máximo el número de clocks aumenta la probabilidad de errores, por lo que los máximos habituales para una DINA A4 suelen estar entre 52 y 64 clocks.
  2. Columnas:
    • La lectora posee un conjunto de sensores con fotocélulas (o células fotoeléctricas), un sensor por cada columna formando una línea de sensores.
    • Es por ello que también se les denomina canales de lectura (bajo cada canal pasan todas las casillas de su columna) y al conjunto de sensores con fotocélulas peine de lectura.
    • Las lectoras pueden tener un peine para leer formularios a una sola cara o dos peines para leer formularios impresos y rellenos por las dos caras.
    • Los sensores con fotocélulas sirven para leer las casillas de marca que se ponen en el formulario de lectura.
    • Lo usual en Europa es que los peines de lectura vengan preparados para formularios de 40 columnas, a intervalos de 1/5 de pulgada, pero también hay peines con 48 columnas, a intervalos de 1/6 pulgada, más habituales en los Estados Unidos.
    • Por lo que podemos considerar que para las lectoras ópticas europeas la distancia entre canales de lectura es fija y corresponde a la distancia entre sensores con fotocélulas de 1/5 de pulgada.
    • Todos los ejemplos de formularios que pueden consultarse en OMRForms.es correspondes a distancias de 1/5 de pulgada entre columnas.
    • Es por ello, que si la distancia entre clocks se pone también a 1/5 de pulgada, entonces las casillas de marca se conforman como una cuadrícula exacta.
  3. Casillas de marca:
    • Cada casilla queda definida por su fila y su columna y son el sitio donde las personas que rellenan el formulario ubican sus marcas a bolígrafo o lápiz dependiendo de lo que deseen contestar.
    • Toda marca que esté fuera de estas casillas de marca, bien de forma intencionada para señalar algo o por error, no será leída por la lectora óptica.
    • Los bordes de las casillas se han de imprimir con una tinta que no sea visible para los sensores con fotocélulas. Esto es, una tinta que carezca de componente negro. Por ejemplo, algunas tintas naranjas (que es el color que recomendamos en OMRForms.es) y también tintas rojas e, incluso, tintas rosas.
    • En la siguiente imagen pueden verse los clocks en tinta negra y una matriz de las casillas de marca en tinta naranja, organizada por filas y columnas.
Los clocks, las columnas y las casillas de marca componentes fundamentales OMR

Detalle de la estructura de los formularios OMR

La siguiente figura muestra un formulario OMR en detalle dentro del cual pueden identificarse los elementos siguientes:

  • Los campos para la información escrita, nombre, apellidos y fecha, que no se leen junto con el área para firmar.
  • El campo para la introducción del DNI junto con un ejemplo de DNI ya marcado a su izquierda.
  • Otros campos para la introducción del número, el tipo de examen, el grupo y la sección.
  • Un ejemplo de cómo se han de rellenar las casillas de marcas y cómo no hay que hacerlo.
  • La columna vertical de clocks a la derecha del formulario, cada fila con casillas de marcas útiles tiene su clock a la derecha.
  • Una fila horizontal de casillas ya marcadas en negro previamente en imprenta que tienen una doble función, separar visualmente el área de identificación de la persona de, en este caso, el área de examen.
  • Un área de examen con hasta 150 respuestas que pueden ser de 2 tipos, verdadero o falso o de tipo test con 5 opciones. Para facilitar la cumplimentación las 150 preguntas de examen se estructuran en 5 columnas y, dentro de cada columna, en grupos de 5 preguntas de hasta 5 respuestas.
  • Finalmente, abajo del todo, nuestra identificación de diseño e impresión de http://www.omrforms.es.

Los siguientes son artículos interesantes para profundizar más en las estructuras de campos a través de las cuales se realiza la lectura óptica y que son la base para el diseño de formularios OMR y la programación de su lectura.

Con todos sus campos de identificación de la persona, el examen, las opciones de respuesta, explicación de cómo rellenar, sus clocks, etc.

Las hojas OMR pueden tener campos como agregaciones de casillas de marcas ópticas, diferentes clases de campos de marcas ópticas, campos de control de la lectura y de retorno de información y, también, campos que permiten la posibilidad de anular respuestas sin necesidad de borrar.

Campos como agregaciones de casillas de marcas ópticas

El objetivo de las siguientes figuras es introducir y mostrar el concepto de campos de casillas de marcas ópticas. Los campos pueden definirse como conjuntos estructurados de casillas para marcas ópticas.

Número de elementos y número de opciones: Los elementos son cada uno de los ítems que componen un campo y las opciones son cada una de las posibles respuestas que puede tener cada ítem.

Un buen diseño de un formulario OMR implica estructurar los conjuntos de casillas OMR con la semántica precisa

Posición de los campos dentro del formulario de recogida óptica de datos: La posición indica las filas de comienzo y final y las columnas de comienzo y final de los campos. Hay que tener en cuenta que hay campos sin posición, como por ejemplo son los de inserción, sensibilidad, etc., y que hay otros que basta con darles la fila y columna de comienzo, como los de ítems dispersos.

La posición indica las filas de comienzo y final y las columnas de comienzo y final de los campos

Orientación de los campos de casillas de marcas ópticas, orientación vertical y orientación horizontal: La orientación indica la dirección de lectura que tienen los campos. Hay que tener en cuenta que hay campos sin orientación, como por ejemplo, los de inserción, sensibilidad, etc.

La orientación indica la dirección de lectura que tienen los campos

Saltos entre casillas de marcas ópticas, saltos entre filas y saltos entre columnas: Los saltos indican el número de espacios en blanco entre las filas y columnas de los campos. El número más habitual es cero, esto es, sin espacio entre filas y entre columnas. Pero si se dispone de espacio en el formulario OMR dejar saltos, por ejemplo, 1 ó 2, facilita a las persona el relleno del formulario y suele contribuir a disminuir el número de confusiones. Como en el caso anterior, hay que tener en cuenta que hay campos sin saltos, como los de inserción, sensibilidad, etc.

Los saltos indican el número de espacios en blanco entre las filas y columnas de los campos

Campos de múltiples marcas, concepto: Indica si en el campo puede haber más de una respuesta a cada pregunta. De ser así, la longitud de estos campos se ha de calcular como (nº de elementos x nº de opciones) x longitud de la máscara.

Indica si en el campo puede haber más de una respuesta a cada pregunta

Campos de múltiples marcas, ejemplo con la selección de fútbol:

Campos de múltiples marcas ópticas, ejemplo con la selección de fútbol

Número de caracteres por marca: Es la longitud de la cadena de respuesta para cada opción del elemento en el campo, es decir, qué es lo que se quiere que la lectora interprete cuando lee una marca. El siguiente ejemplo muestra la lectura del DNI (Documento Nacional de Identidad) y de los meses del año.

Es la longitud de la cadena de respuesta para cada opción del elemento en el campo